A partir du 18 mars 2023, tous les opérateurs économiques devront se conformer aux obligations d’émettre des factures électroniques dans le cadre des marchés publics, et ce conformément à la loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique, telle qu’elle a été modifiée par la loi du 13 décembre 2021.
Si cette obligation existait déjà pour les entreprises de grande taille depuis le 18 mai 2022 et pour les entreprises de moyenne taille depuis le 18 octobre 2022, ce sont désormais tous les autres acteurs du marché (petites entreprises, indépendants, artisans, ASBLs, etc.) qui devront respecter ces nouvelles formalités.
En premier lieu, il est important de noter que, par définition, les marchés publics sont des « contrats à titre onéreux conclus par écrit entre un ou plusieurs opérateurs économiques et un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs », de sorte que cette obligation de facturation électronique n’est pas liée à une participation préalable à une procédure de marché public.
Un artisan contacté directement par une commune pour faire des travaux de réparation, en contrepartie d’une rémunération modique (en tout état de cause inférieure aux seuils des marchés publics qui imposeraient une procédure formelle) sera ainsi partie à un marché public, au sens légal du terme, et devra donc respecter les nouvelles obligations en termes de facturation.
En second lieu, la « facturation électronique » ne doit pas être réduite à la seule transmission électronique d’une facture.
Selon la loi modifiée du 16 mai 2019, une facture électronique est en effet celle « qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique (…) ».
Ainsi, si l’envoi d’un email avec en pièce jointe une facture en format PDF respecterait certes l’obligation de la transmission par voie électronique, sa structure ne correspondra pas aux standards exigés par la norme européenne la plus récente (EN 16931-1:2017) qui va cadrer le modèle sémantique des données devant être présentes — et identifiables — au sein de la facture électronique.
La facture électronique sera donc, concrètement, un fichier XML (pour Extensible Markup Language), c’est-à-dire un fichier texte qui comporte des balises permettant de définir un certain de nombre de valeurs obligatoires : le montant, le taux de TVA, le destinataire, l’émetteur, etc.
En plus d’être structurée et d’être transmise par voie électronique, cette facture électronique doit également être réceptionnée automatiquement par l’entité publique qui est son destinataire.
Cette dernière formalité est accomplie via l’utilisation d’un réseau de livraison commun : le réseau PEPPOL (pour : Pan European Public Procurement OnLine).
A cette fin, il n’est pas requis que l’opérateur qui souhaite émettre une facture auprès d’une entité publique soit directement inscrit auprès du réseau PEPPOL, le système fonctionnant en pratique via des points d’accès.
Ces points d’accès, par exemple des entreprises développant des solutions logicielles de facturation, sont comme des opérateurs de téléphonie mobile qui vont permettre d’accéder au réseau.
Pour ceux qui ne disposent pas d’une telle solution logicielle, ou qui émettent sporadiquement des factures à des entités publiques, un « formulaire en ligne » a été prévu via le règlement grand-ducal du 13 décembre 2021 portant fixation du réseau de livraison commun et des solutions techniques alternatives.
Ce formulaire s’est concrétisé par l’adjonction d’un nouvel outil au sein de l’espace professionnel « MyGuichet.lu » permettant de générer et de transmettre directement une facture électronique respectant les normes requises :
Par souci de lisibilité, une facture scannée peut — et sera souvent requise par l’acheteur public — être transmise en même temps, la plateforme MyGuichet prévoyant la possibilité d’y annexer un «justificatif».
Pour être complet, il faut remarquer qu’à défaut de respecter cette obligation, l’acheteur public n’aura pas d’autres choix que de procéder au rejet de la facture reçue par un autre canal (par la poste, par email), pouvant par conséquent entraîner des retards de paiement pour son émetteur.
Enfin, du point de vue des pouvoirs adjudicateurs, il sera important de préciser dans les dossiers de soumission la manière dont ceux qui auront remporté un marché public devront respecter cette obligation, notamment s’il y a un processus de validation des factures (par exemple via un bureau d’architectes) qui a été mis en place.
Pour plus de renseignements sur les questions de facturation dans les marchés publics, vous pouvez contacter notre étude.